Zezwolenie na pracę cudzoziemca – pomoc prawna dla firm i pracowników

Pomagamy pracodawcom i cudzoziemcom przejść całą procedurę legalizacji pracy, od ustalenia właściwej podstawy zatrudnienia po złożenie wniosku i odbiór decyzji. Prawidłowo dobrane zezwolenie na pracę cudzoziemca porządkuje proces zatrudnienia, pozwala legalnie rozpocząć współpracę i ułatwia dalsze sprawy pobytowe. Sama decyzja nie wystarcza jednak do legalnej pracy. Potrzebny jest jeszcze właściwy tytuł pobytowy, najczęściej wiza albo zezwolenie na pobyt czasowy i pracę, a warunki zatrudnienia muszą odpowiadać temu, co przedstawiono urzędowi.

Kto musi posiadać zezwolenie na pracę, a kto jest zwolniony z tego obowiązku?

Zezwolenie jest co do zasady potrzebne wtedy, gdy pracę w Polsce ma wykonywać obywatel państwa trzeciego i nie korzysta ze zwolnienia ustawowego albo szczególnego. Zwolnienia obejmują między innymi obywateli UE, EOG i Szwajcarii, osoby z pobytem stałym, rezydentów długoterminowych UE oraz część cudzoziemców objętych ochroną międzynarodową. Zdarza się też, że podstawą pracy jest już zezwolenie na pobyt czasowy i pracę, więc osobne zezwolenie nie będzie potrzebne.

Nie należy mylić zezwolenia z oświadczeniem o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi. Oświadczenie rejestruje się w powiatowym urzędzie pracy, w uproszczonym trybie, dotyczy ono tylko wybranych obywatelstw i ograniczonego okresu pracy. Prawo do legalnej pracy oceniamy zawsze łącznie, sprawdzając obywatelstwo, tytuł pobytowy oraz zgodność danych dotyczących pracodawcy, stanowiska, wynagrodzenia i wymiaru czasu pracy z dokumentem legalizującym zatrudnienie.

Rodzaje zezwoleń na pracę (Typ A, B, C, D, E oraz S)

Rodzaj zezwolenia zależy od tego, kto zatrudnia cudzoziemca, gdzie znajduje się pracodawca i czy chodzi o etat w Polsce, funkcję w spółce, pracę sezonową czy delegowanie. W praktyce błędny wybór typu wydłuża postępowanie bardziej niż same braki formalne:

• Typ A obejmuje pracę na rzecz podmiotu mającego siedzibę lub miejsce zamieszkania w Polsce.
• Typ B dotyczy pełnienia funkcji w zarządzie spółki.
• Typy C, D i E służą delegowaniu pracowników przez pracodawcę zagranicznego.
• Typ S odnosi się do pracy sezonowej w branżach wskazanych w przepisach.

Zezwolenie typu A (najczęstszy przypadek)

Typ A występuje najczęściej, bo obejmuje zwykłe zatrudnienie w polskiej firmie lub jednoosobowej działalności. Decyzja wskazuje konkretne warunki pracy, w tym stanowisko, wynagrodzenie, wymiar czasu pracy albo liczbę godzin oraz rodzaj umowy. To dokument ściśle związany z rzeczywistą ofertą, więc każda rozbieżność między wnioskiem a późniejszą umową wymaga osobnej oceny.

Zezwolenie typu A – praca na podstawie umowy z polskim pracodawcą

Gdy cudzoziemiec ma pracować na podstawie umowy z polskim pracodawcą, typ A musi dokładnie odpowiadać warunkom tej współpracy. Podstawa zatrudnienia może przyjąć formę umowy o pracę albo umowy cywilnoprawnej, jeżeli odpowiada rzeczywistemu modelowi współpracy. Urząd bada wynagrodzenie, zakres obowiązków i to, czy cudzoziemiec nie będzie traktowany gorzej niż porównywalni pracownicy. Zmiana pracodawcy, istotna zmiana stanowiska lub obniżenie etatu często oznaczają konieczność uzyskania nowego dokumentu.

Zezwolenie typu B – cudzoziemiec w zarządzie spółki z o.o.

Typ B jest przeznaczony dla cudzoziemca, który pełni funkcję w zarządzie spółki z o.o. lub innej osoby prawnej i przebywa w Polsce dłużej niż 6 miesięcy w ciągu kolejnych 12 miesięcy. W tych sprawach liczy się nie tylko akt powołania. Wojewoda ocenia też rzeczywiste prowadzenie działalności przez spółkę, jej zaplecze organizacyjne oraz zdolność do wykonywania obowiązków wobec członka zarządu.

Zezwolenie typu S – praca sezonowa (rolnictwo, turystyka)

Typ S dotyczy pracy sezonowej, głównie w rolnictwie, ogrodnictwie i części usług turystycznych. Ten tryb różni się od pozostałych, bo sprawę prowadzi starosta za pośrednictwem powiatowego urzędu pracy, a nie urząd wojewódzki. Zezwolenie sezonowe pozwala powierzyć pracę maksymalnie na 9 miesięcy w roku kalendarzowym i bywa podstawą do uzyskania wizy pracowniczej.

Zezwolenia typu C, D i E – delegowanie pracowników do Polski

Typy C, D i E stosuje się wtedy, gdy pracownik pozostaje zatrudniony przez pracodawcę zagranicznego i jest delegowany do Polski. Typ C dotyczy pracy w oddziale lub zakładzie podmiotu zagranicznego w Polsce przez ponad 30 dni w roku kalendarzowym. Typ D obejmuje świadczenie czasowej usługi przez firmę zagraniczną bez stałej struktury w Polsce. Typ E obejmuje pozostałe przypadki delegowania trwającego ponad 30 dni w ciągu kolejnych 6 miesięcy. Dobór właściwego typu ma znaczenie podatkowe, ubezpieczeniowe i dokumentacyjne, dlatego analizujemy go przed złożeniem wniosku.

Procedura uzyskania zezwolenia krok po kroku

Procedura jest przewidywalna, jeżeli najpierw ustalimy właściwy typ sprawy i komplet dokumentów. Standardowo obejmuje ona cztery etapy: kwalifikację podstawy zatrudnienia, przygotowanie dokumentacji pracodawcy i cudzoziemca, złożenie wniosku do właściwego organu oraz czynności po wydaniu decyzji. Przy dobrze zebranych danych urząd łatwiej przechodzi do oceny merytorycznej, zamiast wielokrotnie wzywać do uzupełnień.

Przygotowanie dokumentacji pracodawcy (spółki, JDG)

Po stronie firmy przygotowujemy dokumenty rejestrowe, dane identyfikacyjne i warunki zatrudnienia. Dla spółki będą to zwykle odpis z KRS, dane adresowe, NIP, REGON, informacje o reprezentacji, a czasem również dokumenty potwierdzające rzeczywiste prowadzenie działalności. Przy JDG zakres dokumentów jest mniejszy, ale urząd równie dokładnie bada zgodność danych i możliwość wypłaty wynagrodzenia. Jeżeli działamy w Państwa imieniu, dołączamy pełnomocnictwo oraz potwierdzenie opłaty skarbowej.

Dokumenty cudzoziemca – paszport, kwalifikacje, tłumaczenia

Po stronie cudzoziemca podstawą jest ważny dokument podróży, zwykle paszport, oraz poprawne dane osobowe zgodne we wszystkich formularzach. Jeżeli kandydat przebywa już w Polsce, analizujemy również aktualny tytuł pobytowy, na przykład wizę lub kartę pobytu. Przy zawodach wymagających przygotowania zawodowego potrzebne są dyplomy, certyfikaty albo dowody doświadczenia. Dokumenty obcojęzyczne składamy wraz z tłumaczeniami wykonanymi przez tłumacza przysięgłego.

Złożenie wniosku do wojewody – terminy i opłaty skarbowe

Wniosek składa się do właściwego wojewody, a sprawę prowadzi urząd wojewódzki zgodnie z zasadami właściwości dla danego typu zezwolenia. Opłata urzędowa wynosi zwykle 200 zł przy pracy do 3 miesięcy, 400 zł przy pracy dłuższej oraz 800 zł w części spraw dotyczących delegowania. Dodatkowe 17 zł obejmuje pełnomocnictwo, jeżeli wniosek składa pełnomocnik.

Ustawowy termin to co do zasady miesiąc, a w sprawach bardziej złożonych dwa miesiące, lecz w praktyce postępowanie trwa często od kilku tygodni do kilku miesięcy. Wnioski są pozostawiane bez rozpoznania głównie z powodu braku podpisu, nieuiszczonej opłaty, niespójnych załączników albo braku odpowiedzi na wezwanie urzędu. Poprawnie przygotowany wniosek jest kompletny, spójny i zawiera te same dane w formularzu, załącznikach i projekcie umowy.

Odbiór zezwolenia i dalsze kroki

Po wydaniu decyzji sprawdzamy jej zakres przed rozpoczęciem pracy. Zezwolenie określa pracodawcę, stanowisko, wynagrodzenie, wymiar czasu pracy i okres ważności, a zatrudnienie musi mieścić się w tych ramach. Przed dopuszczeniem do pracy potrzebna jest jeszcze pisemna umowa na warunkach nie gorszych niż te z decyzji. Sam dokument nie legalizuje pobytu, dlatego cudzoziemiec potrzebuje odpowiedniej podstawy wjazdu lub pobytu, najczęściej wizy krajowej typu D, wizy Schengen typu C przy krótkim pobycie albo innego ważnego tytułu. Pracodawca ma też obowiązki informacyjne wobec organu, gdy praca nie rozpocznie się lub zakończy wcześniej.

Obsługa prawna firm i działów HR – jak pomagamy pracodawcom?

Pracodawcom i działom HR zapewniamy wsparcie w całym procesie, od kwalifikacji sprawy po korespondencję z urzędem. Analizujemy, czy właściwe będzie zezwolenie na pracę cudzoziemca, zezwolenie na pobyt czasowy i pracę czy oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi. Dzięki temu Państwa zespół otrzymuje listę dokumentów, jednolite formularze i czytelny harmonogram:

• Sprawdzamy podstawę prawną pracy i pobytu.
• Przygotowujemy wnioski, załączniki i projekty pism.
• Monitorujemy terminy oraz wezwania z urzędu.
• Wspieramy pojedyncze zatrudnienia i większe procesy kadrowe.

Jeżeli planują Państwo zatrudnienie jednego specjalisty albo całej grupy pracowników, możemy przejąć ten obieg dokumentów.

Koszt uzyskania zezwolenia na pracę – cennik usług i opłat urzędowych

Na koszt składają się dwie odrębne pozycje: opłata urzędowa oraz wynagrodzenie za obsługę prawną. Opłaty państwowe są stałe, natomiast cena usługi zależy od typu zezwolenia, liczby kandydatów, potrzeby tłumaczeń i zakresu reprezentacji. Przy większej liczbie wniosków możliwy jest model pakietowy, ponieważ porządkuje komunikację i ogranicza powtarzanie tych samych czynności po stronie działu kadr.

Element kosztu	Typowy zakres
Opłata urzędowa	200 zł, 400 zł albo 800 zł zależnie od rodzaju sprawy i czasu pracy
Pełnomocnictwo	17 zł, gdy działamy w imieniu pracodawcy
Tłumaczenia	według liczby i rodzaju dokumentów
Obsługa prawna	wycena po analizie stanu faktycznego i zakresu prac

Po weryfikacji dokumentów przedstawiamy wycenę i harmonogram, dlatego mogą Państwo przekazać nam dane kandydata oraz warunki zatrudnienia jeszcze przed złożeniem wniosku.

Podstawowe zasady legalizacji pracy cudzoziemca

• Zezwolenie na pracę cudzoziemca porządkuje zatrudnienie, ale legalną pracę umożliwia dopiero wraz z właściwym tytułem pobytowym i warunkami zgodnymi z decyzją urzędu.
• Warto najpierw sprawdzić, czy cudzoziemiec rzeczywiście potrzebuje zezwolenia, ponieważ część osób korzysta ze zwolnień ustawowych albo może pracować na podstawie zezwolenia na pobyt czasowy i pracę.
• Należy dobrać właściwy typ dokumentu, bo zezwolenie typu A dotyczy pracy u polskiego pracodawcy, typ B – zarządu spółki, typ S – pracy sezonowej, a typy C, D i E – delegowania do Polski.
• Trzeba przygotować spójny wniosek i komplet dokumentów pracodawcy oraz cudzoziemca, ponieważ błędny typ sprawy, niezgodność danych, brak tłumaczeń lub wadliwe załączniki najczęściej wydłużają postępowanie.
• Obsługa prawna firmy wspierającej legalizację pracy może obejmować uporządkowanie procedury, analizę wezwań z urzędu oraz planowanie kosztów opłat, tłumaczeń i reprezentacji.

FAQ